Weingut Reßler

AUSGANGSLAGE

Was war die Herausforderung?

Das familiengeführte Unternehmen in Rheinhessen umfasst drei Betriebsteile: einen Weinbaubetrieb, ein Gästehaus mit 20 Zimmern sowie eine Gutsschänke. Familie Reßler hatte sich im Mai 2019 entschlossen in einen Experimentierraum über das BMAS-Projekt „Guter Gastgeber – Guter Arbeitgeber“ im Themenfeld Digitalisierung mitzumachen.
 
Familie Reßler hatte zum Ziel möglichst viele Prozesse digital in den drei Betriebsbereichen zu steuern. Hierzu soll eine Hotelsoftware angeschafft werden. Die Schwierigkeit darin liegt, dass es keine Informationen oder Übersichten zu den vielen Softwareanbietern gibt und keine Erfahrung vorliegt wie man abgeleitet aus der Digitalisierungsstrategie systematisch vorgeht.

AKTIVITÄTEN

Was wurde wie gemacht?

Insgesamt umfasst der Experimentierraum zwei Phasen: die Phase der Entscheidungsfindung sowie die Phase der Einführung der neuen digitalen Technologien (in diesem Fall der Hotelsoftware).
In der ersten Zeit der Entscheidungsphase ging es vor allem darum, die Anforderungen und das Profil des Unternehmens zu präzisieren und damit die bisherige technologische Ausstattung zu eruieren, Ziele zu formulieren, Funktionalitäten zu bestimmen sowie Prioritäten zu setzen. Aufgrund des ersten Anforderungsprofils hat das Projektteam mit drei Anbietern Kontakt aufgenommen, erste Angebote angefordert und eine Übersicht erstellt, aus der neben den Funktionalitäten und den Schnittstellen vor allem die Kosten ersichtlich wurden.

Bei der Auswahl der drei Anbieter waren die Empfehlungen anderer (über Gespräche, Bewertungen im Internet), Auszeichnungen, langjährige Erfahrungen und somit auch die Produktreife entscheidend. Ausgeschlossen wurden größere Anbieter, die preislich im oberen Segment anzusiedeln sind sowie Anbieter, mit denen die Kontaktaufnahme schwierig war (lange in der Telefonschleife, keine Rückrufe).
 
Während einer längeren Testphase der Software im November wurden die Demoversionen ausgiebig anhand von Probebuchungen und anderen Funktionen getestet. Am Ende hat sich der Anbieter durchgesetzt, bei dem die Übersichtlichkeit (Strukturiertheit), die sehr gute Erreichbarkeit/ Ansprechbarkeit des Anbieters sowie die vorhandenen Tutorials, Handbücher und Dokus herausstachen. 

Die erste und wichtige Phase der Entscheidungsfindung im Hinblick auf eine neue Software ist gefallen; nun steht die Anschaffung, Installation und Inbetriebnahme an. Im Experimentierraum wird dieser Einführungsprozess begleitet und später analysiert, wie sich die Arbeitsprozesse durch die Einführung der neuen Software verändern. Dazu wird u.a. der im Projekt erstellte Digicheck genutzt, der in 2020 für alle anderen Betriebe bereitstehen wird.

ERGEBNISSE

Was konnte erreicht werden?

Der Prozess der Entscheidungsfindung dauerte in diesem Fall insgesamt 6 Monate. Es findet ein ständiger Abgleich mit den Anforderungen statt sowie Gespräche und Austausch mit anderen Betrieben, Netzwerken und Unterstützern.
Vor der Anschaffung einer Hotelsoftware muss klar sein, was diese funktional leisten soll, welche Anforderungen daran gestellt werden und welche Ziele erreicht werden sollen. Deshalb musste die Frage beantwortet werden, was die Software unabdingbar leisten sollte (wie z.B. die Mandantenfähigkeit bei mehreren Betriebsteilen). Und es sollte auch klar sein, was die Software nicht leisten muss. Dies konnte durch die Ist-Aufnahme und den daraus resultierenden Anforderungen, einem anschließenden Softwarevergleich und schließlich einem Auswahlprozess erarbeitet werden.
Von den Erfahrungen bei der Einführung der ausgewählten Software und dem Einsatz des Digichecks wird im weiteren Verlauf des Experimentierraums in 2020 berichtet.

 

ERFOLGSFAKTOREN

Was können andere davon lernen?

• Es muss klar sein, was die Hotelsoftware funktional leisten soll, welche Anforderungen daran gestellt werden und welche Ziele erreicht werden sollen 
• Vor der Anschaffung der Hotelsoftware sollte die strategische Ausrichtung des Unternehmens klar sein.
• Die Auswahl einer Hotelsoftware setzt voraus, dass der Inhaber sich mit dieser Software auseinandersetzt und diese austestet.
• Es ist auf jeden Fall wichtig, die Angebote zu vergleichen und auf mindestens 5 Jahre hochzurechnen. Unbedingt zu bedenken sind Schnittstellenkosten und Kosten von Drittsoftware z.B. für den Channel-Manager.
• Erreichbarkeit und Betreuung durch die Anbieter beachten.
• Branchenkenntnisse des Softwareanbieters erfragen und Erfahrungen anderer Betriebe aus der Branche zu der Software einbeziehen.

ANSPRECHPARTNER/-IN

Fam. Reßler
Hotelleitung

Weingut-Gutsschänke-Gästehaus Reßler
Obergasse 21
55296 Harxheim

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